LEAN PROJECT MANAGEMENT

Una delle tante applicazioni di Lean è il Lean Project Management dove i principi base di Lean sono applicati al Project Management.

Al giorno d’oggi infatti i progetti sono sempre più complessi e i tempi di esecuzione sempre più ridotti e la tradizionale struttura di gestione dei progetti a fasi sequenziali, dove una fase viene iniziata solo quando la precedente è ultimata, e la separazione della pianificazione dalla realizzazione, porta spesso a ritardi nella consegna del risultato al cliente finale oltre che ad un aumento dei costi.

Con il Lean Project Management i team di lavoro possono lavorare più velocemente perché il flusso di lavoro è gestito in modo più efficiente e si concentra sul generare e consegnare valore per il cliente. In questo modo si riducono i costi e si ottengono consegne puntuali.

APPLICARE LEAN AL PROJECT MANAGEMENT

In questa sezione vediamo come i 5 principi Lean si applichino al Project Management.

Step 1: Identificare Valore

Chi utilizza il Lean Project Management identifica e definisce il valore dal punto di vista del cliente, definendo gli obiettivi, i requisiti, e i criteri di accettazione del cliente.

Il valore alla fine del progetto è quello per cui il cliente è disposto a pagare. Tutto quello che non è diretto a generare valore per il cliente è visto come uno spreco e va eliminato.

Step 2: Creare un Value Stream Map

Lo scopo di questa fase è capire dove il valore per il cliente viene generato.

Mentre nel modo tradizionale di gestire i progetti si procede a creare una pianificazione del progetto con la divisione in sotto attività con il Lean Project management l’attenzione resta sulle attività che producono valore per il cliente.

Proprio per questo si procede con la creazione di una Value Stream Map e in questo modo è possibile definire il processo ad alto livello per identificare attività e passaggi che sono superflui. L’obiettivo è identificare dove il valore viene prodotto. In questo modo è possibile risparmiare tempo e risorse dedicate normalmente ad attività inutili, cosa che porta ad una riduzione dei tempi e dei costi del progetto. I maggiori benefici si ottengono quando si considerano tutte le fasi del progetto comprese quelle che sono svolte dai fornitori.

Step 3: Creare Flusso (flow)

A questo punto è chiaro cosa produce valore per il cliente e quali sono le fasi dove il valore viene prodotto.

In questa fase ci si concentra nel far in modo che il progetto proceda senza interruzioni, e questo si ottiene come prima cosa eliminando le attività che non aggiungono valore, e prima ancora occorre eliminare quelli che in Lean sono noti come i 7 sprechi. Successivamente ci si concentra su quelle attività che rappresentano in collo di bottiglia per il processo in modo da eliminare le condizioni che rallentano il flusso per far in modo che il progetto possa procedere alla massima velocità.

Step 4: Creare Pull

In questa fase ci si concentra nel fare le attività solo quando sono necessarie, in questo modo ci assicuriamo il rispetto delle tempistiche aumentando la previsione dei tempi di consegna.

Ciascuna fase viene iniziata solo quando il team a valle ha completato la precedente attività ed è quindi pronto a procedere senza ritardi di esecuzione. Ciascuna fase viene iniziata solo quando si è in grado di dedicarci il tempo per portarla a termine. In questo modo il team si concentra su quello che deve essere la prossima consegna e si evita di spendere risorse su attività che non hanno priorità. Molto spesso il Kanban è uno strumento che permette, utilizzando il  Lean Project Management di creare pull e allo stesso tempo rendere visibile al team quali siano le attività da svolgere dando una previsione del lavoro da farsi e anche una migliore prevedibilità delle tempistiche di esecuzione.

Step 5: Tendere alla perfezione

Integrando il miglioramento continuo nel modo di lavorare, si può imparare e migliorare progressivamente il modo in cui si è implementato il Lean Project Management e le prestazioni del team miglioreranno progressivamente, creando le condizioni per imparare passo dopo passo e creando una “Learning Organisation” ossia un team e una aziende che è in grado di imparare ed adattarsi ai continui cambiamenti del mercato ed in particolare alle richieste dei clienti.

Conclusione

Nei paragrafi precedenti abbiamo visto come i 5 principi Lean si applicano al Lean Project Management, offrendo i vantaggi di rendere maggiormente prevedibili i tempi di consegna e riducendo i costi del progetto. I punti salienti sono:

• Concentrarsi sul flusso del valore per il cliente
• Concentrandosi sul flusso del valore si riducono gli sprechi e si aumenta l’efficienza del progetto
• Contrariamente al modo tradizionale di gestire i progetti, il Lean Project Management non si concentra sulle fasi sequenziali del progetto ma segue i 5 principi Lean.
• Aumentata capacità di previsione delle date di scadenza del progetto si ottengono creando flusso, eliminando gli ostacoli e gli sprechi in modo da consegnare in tempo ciascuna parte del progetto.

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