Uno dei tanti strumenti Lean è la metodologia 5S. Originatasi da una filosofia di Management Giapponese, la metodologia 5S fa riferimento alle 5 parole Giapponesi che descrivono azioni di pulizia e di riordino. E’ importante ricordare che il 5S è molto più di uno strumento, riflette anche una mentalità, quella di un processo organizzato e strutturato, che si concretizza nell’utilizzo dello strumento nella propria postazione di lavoro. All’interno della filosofia Lean, questa metodologia e il suo approccio sono utilizzati specificamente per rendere la postazione di lavoro più efficiente, base da cui è possibile la realizzazione del miglioramento continuo. Questo da ultimo significa che ne beneficerà anche la performance aziendale!
COME FUNZIONA
Per usare il metodo delle 5S, dovrai seguire i 5 passi che compongono la metodologia stessa. Come dovrebbe essere per tutti gli strumenti Lean, è molto semplice da utilizzare. Per iniziare, descriveremo di seguito ognuno dei 5 passi.
SEIRI: SEPARA E RIORDINA
Molti posti di lavoro sono pieni di oggetti utilizzati raramente o addirittura per nulla. Le persone semplicemente tendono ad accumulare cose. In questa prima fase, stabilirai quali oggetti sono realmente necessari per le attività da svolgere. Scegli un’area da cui partire ed inizia ad applicare cartellini o adesivi su ogni oggetto che non è necessario allo svolgimento delle proprie attività, che non è al posto giusto o non è presente nella giusta quantità. Tutti questi oggetti vengono poi portati in un’area centrale di raccolta. Potranno lasciare quest’area solo quando qualcuno effettivamente li utilizzerà. In questo modo, gli oggetti sono ridistribuiti dove servono. Gli oggetti che non vengono presi dopo un certo lasso di tempo, per esempio un mese, possono essere rimossi, riciclati o utilizzati in altro modo.
SEITON: ORGANIZZA E PREDISPONI
Lo step successivo riguarda esclusivamente l’assegnazione di una collocazione permanente agli oggetti all’interno dello spazio di lavoro. Come prima cosa, rimuovi ogni cosa rimasta e collocala a poca distanza. Poi suddividi gli oggetti in base alla frequenza di utilizzo, per esempio ogni ora, settimana, mese e anno. Questa suddivisione può essere sufficiente, ma si possono creare altre categorie in base alle esigenze proprie e del team di lavoro. Dopo questo processo, potete piazzare gli oggetti usati più spesso nel posto più vicino a dove servono. Gli altri oggetti vengono posizionati più lontano.
Ora che gli oggetti sono collocati al posto giusto, dovrai assicurarti che vengano riposti lì dopo l’utilizzo. Puoi utilizzare il Visual Management, per esempio disegnando linee sul pavimento con della vernice per indicare dove i barattoli di vernice dovrebbero essere, o disegna gli strumenti sul pannello porta utensili per ricordare visivamente la loro opportuna collocazione. Negli uffici, Seiri si riflette nella politica della scrivania pulita e ordinata.
SEISO: PULIZIA
Avendo rimosso gli oggetti inutili e riorganizzato i rimanenti, ora è necessario assicurarsi che la postazione di lavoro sia pulita e rimanga tale. Organizzare la prima sessione di pulizia è semplice, ma organizzarla per mantenere la postazione in ordine lo è molto meno. Per garantire la pulizia dello spazio di lavoro, è vitale che si crei un processo di pulizia e che tu e i tuoi colleghi lo rispettiate. Spazi di lavoro puliti sono anche più sicuri, rendono le persone più produttive e le attività si svolgono in modo più fluido, quindi non risparmiare energia in questa fase! Un altro beneficio si ha nella creazione di un senso di appartenenza, in quanto dopo una pulizia approfondita considererai quell’area come fosse tua!
SEIKETSU: STANDARDIZZA
Ora lavorerai sulla standardizzazione creando un approccio coerente alle modalità di esecuzione delle attività e delle procedure. Il primo obiettivo è creare delle regole di base per il luogo di lavoro in cui le attività relative al metodo 5S sono integrate nelle attività lavorative di routine.
Il secondo obiettivo riguarda esclusivamente la prevenzione. Istituire dunque regole chiare per prevenire l’accumulo di oggetti inutili, l’interruzione delle procedure e la contaminazione di macchine o materiali. Costruisci strutture e istituisci regole in modo da raggiungere questi due obiettivi di Seiketsu.
SHITSUKE: MANTENERE I CAMBIAMENTI NEL TEMPO
L’ultimo step è probabilmente il più difficile di tutta la metodologia 5S. Mantenere nel tempo i cambiamenti fatti non è sempre semplice, in quanto dipende tutto dal nostro comportamento. Mantenere i 4 steps precedenti e renderli un’abitudine è l’obiettivo di Shitsuke. Le persone sono generalmente restie al cambiamento e mutare comportamenti consolidati nel tempo può risultare ostico.
Per rendere tutto ciò più semplice, ci sono diverse cose che si possono fare. Prova a fare foto che rappresentano la situazione ideale, crea newsletters o guide, organizza riunioni con il team e il management, e programma stand up meetings per assicurarti che tu e il tuo team manteniate I cambiamenti effettuati.
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