COS’È E COME SI CONDUCE UN “KAIZEN”? 

Come tutti gli appassionati di Lean come te, sicuramente subisci il fascino del Kaizen: ma sai davvero che cos’è e come organizzarlo in azienda? 

Al termine di questo articolo avrai imparato ad organizzare, condurre e portare a termine le iniziative di miglioramento nella tua azienda avendo cura di coinvolgere tutte le persone che lavorano a diverso titolo attorno al processo da migliorare.

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Le fasi

Un evento Kaizen, è generalmente composto da tre fasi:

1. Preparazione
2. Workshop/Evento
3. Follow up e azioni

La durata dell’evento stesso va generalmente da 1 a 5 giorni, anche se devi tenere conto che la preparazione e il follow up ti porteranno via qualche settimana; quindi, magari, prendi in considerazione di pianificare in diversi step.

La preparazione

Se sei un facilitatore di eventi Kaizen, sai quanto importante sia la fase di preparazione. 

Se sei nuovo, invece, non ti sarà difficile capire che una preparazione adeguata è fondamentale per evitare situazioni spiacevoli. 

Quello che decisamente non vuoi è essere costretto a bloccarti continuamente per la mancanza di informazioni vitali.

Prima di un evento Kaizen, deve essere ben chiaro:

1. Lo scopo
2. L’agenda
3. Chi deve partecipare
4. Conoscere i potenziali condizionamenti esterni
5. Tutti i dati del processo che possono servire
6. Pianificazione dell’evento
7. I ruoli: sponsor, facilitatore oltre che gli esperti del processo. Per gli eventi più complessi torna utile avere qualcuno dedicato a tenere i tempi sotto controllo e qualcuno che documenta quanto viene detto. 
8. Dove: sala riunioni in azienda o venue esterna?
9. Non dimenticare gli attrezzi del mestiere: post-it, pennarelli, nastro adesivo, ecc

In questa fase è importante raccogliere tutti i dati fondamentali del processo: ti serviranno durante l’evento sia come validazione che come opportunità di mettere in discussione alcune prese di posizione. Sai benissimo come chi è quotidianamente coinvolto nel processo potrebbe avere una visione troppo condizionata dal proprio vissuto.

L’evento

Dopo aver pianificato in dettaglio l’evento, è ora di dare inizio alle danze.

Uno schema collaudato per condurre un evento è:

1. Spiega lo scopo dell’evento e allinea le aspettative
2. Concordare sulla situazione attuale: un Value Stream Map è molto utile in questa fase. Se non ne esiste uno è una buona idea farlo.
3. Vai a Gemba: verifica in prima persona
4. Definire quali sono i problemi
5. Capirne le cause: il 5why ti torna comodo in questa fase
6. Brainstorming per generare quante più soluzioni possibili
7. Capire il rischio di ogni soluzione
8. Definire il processo Futuro
9. Definire e pianificare le azioni per raggiungere lo stato futuro
10. Presentare i risultati agli stakeholders 

Il follow up e le azioni

Nonostante una preparazione meticolosa, durante l’evento alcune informazioni potrebbero non essere disponibili: fa parte del gioco.

Per questo motivo potrebbe essere necessario reperire le informazioni mancanti dopo l’evento e rivedere le conclusioni tratte.

La definizione di un piano d’azione è di fondamentale importanza per concretizzare i miglioramenti che sono stati identificati durante il brainstorming.

Definire in modo limpido chi fa che cosa entro quando, permette di tenere sotto controllo l’implementazione dei miglioramenti e di intervenire tempestivamente nel caso ci siano degli ostacoli.

In questa fase è fondamentale il coinvolgimento dello sponsor qualora manchino le risorse per terminare le attività nei tempi previsti.

Kaizen è certamente uno degli strumenti più potenti a disposizione degli esperti del miglioramento continuo. È un’occasione unica per mettere tutte le persone coinvolte in un processo attorno allo stesso tavolo: così ognuno può mettere in comune le sue competenze e la sua creatività, per definire insieme quale sia la “best practice”.

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