Fare formazione, coaching e consulenza da remoto

Da Marzo 2020 a questa parte lavorare in smartworking  è diventata una realtà quotidiana per moltissime persone eppure ancora oggi non si sfruttano appieno le potenzialità del lavoro da remoto.

Lavorando in Smartworking ci si è adattati, chi più chi meno, ad una situazione che per molti era nuova. La connessione con i colleghi e clienti è diventata virtuale e sono venuti a mancare quei momenti di incontro dove oltre che di lavoro si poteva parlare di altro, famiglia, interessi, sport, ecc. Prendere un caffè o pranzare con colleghi e clienti sembra ormai un ricordo lontano.

Nella maggior parte dei casi la giornata lavorativa si è estesa ben oltre il classico orario  9:00-18:00  eppure in molti ancora lamentano che non sono produttivi come quando lavorano dall’ufficio.

Uno dei motivi è che ancora oggi non si conoscono o non si sfruttano appieno le potenzialità degli strumenti digitali che abbiamo a disposizione.

Spesso infatti si continua a credere che il lavoro da remoto non sia efficace come quando ci si incontra di persona, e per una azienda di formazione, coaching e consulenza come la nostra è stata ed è tutt’ora una sfida quotidiana spiegare e dimostrare ai nostri clienti che invece lavorando da remoto è possibile avere lo stesso livello di efficacia ed anche una efficienza superiore rispetto ad incontri faccia a faccia.

Ci stiamo confrontando con una realtà che nel 2020 era ancora nuova per molte persone, eppure quello che oggi viene chiamato smartworking, quando ho iniziato a farlo io, quasi vent’anni fa, si chiamava “lavorare da casa”.

Si hai sentito bene, vent’anni fa, quindi non solo si può fare, ma funziona, se sai come farlo.

A quei tempi ci si collegava tutti quanti mediante telefono e si inviavano in anticipo le presentazioni o i documenti da condividere via email. In questo modo, tutti potevano seguire, bastava specificare a quale slide o pagina ci si stava riferendo (questo è utile ancora oggi se qualcuno non ha una buona connessione…).

Oggi gli strumenti che hai a disposizione sono decisamente migliori, e possiamo dividerli a seconda di quello che è il nostro obiettivo, come per esempio:

– fare una riunione con il tuo team o perché no, mettere assieme la tua famiglia

– fare dei corsi di formazione

– fare delle presentazioni ad un pubblico più numeroso con un webinar

Se vuoi fare una riunione con i tuoi collaboratori, allora puoi usare strumenti come:

• Skype per Business
• Miscrosoft Teams
• Google Hangouts Meets
• Zoho Meetings
• Zoom
• GoToMeetings

Tutti questi strumenti ti consentono di condividere lo schermo, oltre che audio, video delle persone collegate, chat e quant’altro e in alcuni casi ti permettono di dividere i partecipanti in gruppo di lavoro con le “Breakout room”.

Molti di questi strumenti offrono una versione gratuita, che diventa a pagamento se si vogliono delle funzionalità aggiuntive, o si vuole connettere più persone.

Se invece vuoi fare dei corsi online, o vuoi fare dei workshop, allora ti servono delle funzionalità aggiuntive, come dividere le persone in gruppi, fare dei sondaggi, vedere dei video o utilizzare una lavagna. A questo punto la selezione si restringe. Non solo, se vuoi fare dei corsi probabilmente vuoi anche preparare in anticipo tutto il materiale da presentare, come i video che vuoi far vedere, tutti i sondaggi o test che vuoi utilizzare, in modo da tenere l’attenzione sempre alta.

Gli strumenti che ho testato e che possono fare al caso tuo sono:

• Zoom
• GoToTrainings
• New Row
• WizIQ
• Microsoft Teams

La scelta molte volte è obbligata perché le aziende hanno dei software predefiniti e le persone non possono installare altri programmi, in quel caso molto spesso sarai limitato a Microsoft Teams o Skype per business, oppure puoi optare per programmi che non richiedono nessuna installazione come per esempio New Row .

Oltre agli strumenti di condivisione menzionati, c’è una seconda categoria di strumenti di collaborazione che vale la pena menzionare come: Sharepoint, Box, Drives e tutti gli strumenti sul cloud che permettono a più persone di lavorare contemporaneamente su un file come Word, Exel o Power Point sono utili per mettere a disposizione di tutti i dati aggiornati evitando di creare copie su cui si lavora singolarmente e che poi chiedono un ulteriore lavoro di consolidamento portando spesso a ritardi di esecuzione e a commettere errori.

Una terza categoria di strumenti utili per lavorare da remoto sono gli strumenti di collaborazione come Miro, Mural e Trello.

Per chi come noi fa formazione da remoto, uno degli elementi più importanti è assicurare che oltre alla spiegazione della teoria ci siano delle simulazioni ed esercitazioni, e qui Miro e Mural sono due strumenti che assicurano lo stesso livello di interazione tra i partecipanti che si può avere in una classe in presenza di fronte alla creazione, per esempio, di una Value Stream Map.

Allo stesso modo questi strumenti ci permettono di organizzare eventi Kaizen, Workshop e sessioni creative e di confronto come se fossimo nella stessa stanza in quanto ciascun partecipante può agire direttamente sulla lavagna aggiungendo elementi come post-it virtuali e altri artifatti. Un altro vantaggio è che quanto creato diventa uno strumento vivo che può essere modificato, anche in incontri successivi ed è semplicissimo tenere traccia di tutte le evoluzioni del lavoro fatto.

Insomma, non ci sono scuse, si può lavorare da casa ed evitare di andare in giro, pur continuando a fare quello che sappiamo fare al meglio e senza rinunciare a brainstorming e sessioni creative.

E proprio per questo nei nostri corsi abbiamo creato tutta una serie di esercitazioni e simulazioni in Miro che oltre ad apprendere i concetti di Lean Six Sigma insegnano ai partecipanti a svolgere il loro lavoro da remoto, sfruttando le migliori tecnologie e strumenti del momento. Quale migliore modo per essere pronti con le sfide dei nostri giorni?

Per sapere di più sui nostri percorsi formativi visita la pagine dei corsi.