5S

Tua mamma te lo ripeteva in continuazione… 

A volte basta così poco per ottenere risultati incredibili che chiunque può farlo, sia sul lavoro che nella vita privata, con questo metodo!

Se sei interessato a sapere come risparmiare tempo, commettere meno errori e migliorare le relazioni con i colleghi, continua a leggere.

Siamo tutti stati bambini, anche se a volte quasi non ce ne capacitiamo, e alla maggior parte di noi sarà capitato di essere stato rimproverato da un genitore per aver lasciato la cameretta in disordine.

Molto probabilmente avevi uno spazio per mettere i giocattoli, uno per mettere i libri, uno per le matite e i pennarelli, ed è facile immaginare che mentre giocavi era tutto ben distribuito sul pavimento o sul tavolo, ed eri così concentrato a divertirti che se qualcuno ti chiamava lasciavi tutto lì com’era…

Con molta probabilità tua mamma ti avrà ripetuto più volte quando eri un bambino: metti in ordine la tua cameretta!

Quante volte ci siamo trovati a cercare qualcosa che non riuscivamo a trovare, ma la mamma, che ci aveva aiutato a rimettere tutto in ordine, sapeva esattamente dove trovare il nostro giocattolo preferito?

In questo sta l’esperienza ed il buon senso che sono all’origine di quello che, avrai sentito menzionare, è noto in Lean Six Sigma come 5S.

Cosa sono le 5S:

S come SEIRI o SORT in inglese – Scegliere e separare: togli tutto quello che non ti serve dalla tua postazione di lavoro
S come SEITON o SET in inglese – Sistemare ed organizzare: posiziona a portata di mano tutto quello che ti serve
S come SEISON o SHINE in inglese – Mantenere ordine e pulizia: non solo, mantieni anche i tuoi strumenti di lavoro in efficienza
S come SIKETSU o STANDARDISE in inglese- Standardizzare: crea uno standard per continuare a fare i punti precedenti
S come SEITSUKE o SUSTEIN in inglese – Sostenere: mantieni nel tempo la disciplina per non perdere i miglioramenti fatti

Questo si traduce in ogni ambiente lavorativo, come anche a casa, nella capacità di avere a portata di mano tutto quello che serve per compiere il nostro lavoro senza perdere tempo in inutili attese per cercare quello che ci manca, chiederlo ai colleghi, ecc.

Molto spesso si pensa che questo sia applicabile semplicemente in officina, dove forse ti sarà capitato di vedere le bacheche con le sagome degli attrezzi, che aiutano a dare un posto a ciascun oggetto. Oppure a identificare velocemente quando ne manca uno!

Chi lavora in ufficio, a volte fa fatica a contestualizzare i 5S, e allora chiediti: quando lavori, hai sempre le informazioni che ti servono a portata di mano o devi cercarle nei diversi database aziendali o tra le cartelle dei file e server?

E cosa ne dici della tua email INBOX?  Trovi subito quello che ti serve, le informazioni rilevanti sono in un posto, come per esempio una folder, che ti aiuta a trovarla quando le cerchi oppure devi ricercare tra le varie email? E’ proprio necessario tenere tutte le email o potresti fare pulizia e tenere solo quelle veramente importanti?

Quando collabori con i tuoi colleghi, sai sempre dove sono disponibili le informazioni elaborate da un collega, sai se queste sono le ultime disponibili, aggiornate, o se stai perdendo tempo lavorando con dati o un versione di file obsoleti e poi accorgerti che devi rifare tutto da capo?!

Non so se ti piace lavorare in questo modo!

Potremmo continuare con altri esempi, ma credo che hai capito dove si vuole arrivare.

Pensa se tutti in azienda iniziassero a togliere quello che non serve dall’area di lavoro, mettendo invece quello che serve a portata di mano, permettendo di:

• Risparmiare tempo prezioso
• Capire subito se manca qualcosa
• Condividere con i colleghi informazioni ed aree di lavoro organizzate dove tutti hanno le informazioni disponibili e parlano lo stesso linguaggio
• Ridurre gli errori
• Sfruttare il Visual Management per favorire l’ordine ed il Team work

Senza contare che un ambiente ordinato, nella maggior parte dei casi, porta ad un miglioramento della qualità della vita lavorativa

Applicare i 5S è semplice, se sai come fare, e generalmente richiede pochi investimenti, soprattutto se paragonati ai vantaggi. Oltre alla loro prima implementazione, è fondamentale costruire dei meccanismi che permettano il SUSTAIN, per non perdere velocemente i benefici ottenuti. Quasi tutti sono capaci di fare pulizia e fare una prima implementazione del 5S, ma solo i professionisti in Lean Six Sigma lo fanno in modo che i risultati siano duraturi.

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