Visual Management: il sorprendente super-potere della visualizzazione

Visual Management supporta i processi aziendali (e non solo) e favorisce il miglioramento continuo. L’informazione rappresentata in modo visivo cambia il comportamento delle persone: favorisce la condivisione delle informazioni, favorisce la comune comprensione della situazione attuale e spinge all’azione.
Inoltre il Visual Management gioca un ruolo importante nell’applicazione degli strumenti Lean, come il 5S, il Kanban e le Improvement Board (Lavagne di Miglioramento).

Ti è mai capitato di vedere o imbatterti in una di queste situazioni?

  1. Difficoltà ad avere l’informazione giusta, nel posto giusto e al momento giusto
  2. Operatori e manager agiscono sulla base dei risultati delle prestazioni del mese precedente e faticano a raggiungere gli obiettivi prefissati
  3. I problemi emergono tardi e si rincorrono scadenze e consegne lavorando in uno stato di continua emergenza

Se hai risposto sì almeno una volta, allora puoi trarre grande vantaggio dal Visual Management.

Cos’è il Visual Management

Riprendendo la definizione di Visual Management data da Michael Balle nel libro – The Lean Manager-: “Visual Management è VEDERE assieme, così che CONOSCIAMO assieme, così che AGIAMO assieme, dall’operatore al CEO”.

Le immagini hanno un potere unico non solo nel trasmettere le informazioni, ma anche nel costruire unità e consenso per promuovere azione e decisione.
Questo perché l’informazione visiva fornisce un’esperienza dell’informazione di maggiore impatto rispetto alle parole e si rivela la forma più efficiente di esperienza condivisa da cui partire per prendere decisioni.
Visual Management è più che la semplice visualizzazione di una informazione.
Con il Visual Management la rappresentazione dell’informazione spinge all’azione. Questo è decisamente un punto chiave: visualizzare un grafico con gli obiettivi serve a poco se gli obiettivi non sono messi a confronto visivamente con lo stato attuale. Nel visualizzare l’informazione tieni a mente questa domanda: posso capire a vista d’occhio se la situazione è normale oppure no? La visualizzazione mi spinge a prendere una decisione?

Cosa contraddistingue un buon Visual Management

L’informazione rappresentata deve soddisfare un certo numero di criteri. Vediamo quali sono:

  • Essere rilevante
  • Essere facilmente comprensibile (a vista d’occhio). Ricorda una immagine vale più di 1000 parole
  • Attraente: i colori aiutano a evidenziare messaggi e concetti
  • Essere aggiornata (possibilmente in tempo reale, o in tempo per raggiungere i propri obiettivi senza andare in “panic mode”)

Se ti stai domandando quali informazioni vanno condivise per poter massimizzare la possibilità di raggiungere gli obiettivi, allora il suggerimento è di partire da:

  • Prestazioni
  • Procedure
  • Priorità
  • Pianificazione
  • Problemi

Qualche esempio

Il primo esempio è quello che non può mancare mai, in nessun tipo di lavoro: quanto mi manca per raggiungere i miei obiettivi giornalieri, settimanali, mensili, trimestrali, annuali?
Un grafico facilmente ti può far capire quando sei “lontano” (e di quanto) rispetto a dove dovresti essere per raggiungere alla fine i tuoi obiettivi:

Se poi sei bravo, il grafico ti metterà nelle condizioni di capire cosa fare per tornare in linea con il target!
Se sei abituato (o se la tua azienda lavora con Excel per la reportistica) ti può essere utile la “regola del semaforo”, non penso ti serva altra spiegazione, l’immagine parla da sé, no?

Il secondo esempio riguarda le aziende manifatturiere, nell’immagine sottostante il Change Over è misurato ed esposto alla fine di ogni settimana per discutere le prestazioni con il team e definire cosa può essere migliorato. Importante: se non riesci a misurarlo un problema, non esiste!

 

Un altro esempio è come il Visual Management supporta la strategia aziendale: mostrare la relazione tra quello che ciascuna persona svolge nella propria mansione e come questa influenzi il raggiungimento degli obiettivi aziendali (vedi il post sulla strategia aziendale per maggiori info su Hoshin Kanri e Policy Deployment).

 

Per concludere

Il Visual Management può essere applicato veramente ovunque, dall’ufficio alla produzione, in banca, in ospedale, in officina, ognuno di noi ha obiettivi, no? Se vuoi saperne di più, vieni a scoprirlo in uno dei corsi introduttivi gratuiti o nei corsi Lean.