Visual Management: il Data Storytelling

Ti piacerebbe poter influenzare e convincere le persone ad agire usando i dati?

In un mondo in cui le aziende devono cambiare velocemente, si parla molto di Change Management e Transformation.

Generalmente quando vuoi convincere il tuo manager, i tuoi colleghi, o i tuoi clienti a cambiare punto di vista sei tentato di spiegare con la logica e la razionalità perché la tua idea dovrebbe essere adottata.
Eppure ci sono diversi studi che hanno dimostrato che anche nel business, l’istinto e le emozioni sono alla base delle decisioni che vengono prese.

Ma come poi persuadere colleghi, capi e clienti?

Coinvolgendoli, facendogli vedere e raccontandogli la storia che è alla base dei dati che stai presentando.
La visualizzazione dei dati ti permette di far vedere tendenze ed eccezioni nella rappresentazione della realtà data dai dati.
La storia, con la sua narrazione (emotiva) ti permette di spiegare e giustificare il significato della visualizzazione.
Il coinvolgimento creato dalla storia e visualizzazione che assieme ti permetteranno di persuade e spingere le persone all’azione.

Le competenze che le aziende cercano

I dati sono fondamentali per prendere decisioni a maggior ragione se servono per gestire una azienda. Per non parlare dell’importanza di convincere le persone ad agire di conseguenza.

Quali sono allora le doti che devi avere per poter utilizzare i dati per persuadere colleghi, manager e clienti ad agire?
Devi essere capace di:

  • Estrarre i dati, quando sono facilmente accessibili, ma anche quando occorre andarli a scovare
  • Capire i dati, affinché siano realmente rappresentativi della realtà
  • Analizzare e Processare i dati, per convertirli in valore, ossia qualcosa che porti ad un vantaggio
  • Visualizzarli, per poter rivelare tendenze ed eccezioni
  • Comunicarli, per spiegare con chiarezza cause, conseguenze, rischi e opportunità

Se sai fare tutto questo allora nessuna azienda potrà resisterti.

Quali dati sono più significativi?

Questo dipende molto da quale sia il tuo interlocutore.

Se stai parlando con il capo del Finance, allora sarà più interessato ad avere informazioni su:

  • cash flow
  • margini
  • Tuttavia se vuoi avere maggiori informazioni a livello operativo (di cui le metriche finanziarie ne sono una conseguenza), allora concentrati maggiormente su:
  • Qualità (intesa come numeri di difetti),
  • Consegne Puntuali,
  • Reattività alle richieste dei clienti

(Nota che queste 3 metriche di base si applicano a qualsiasi tipo di azienda e di qualsiasi settore).
In generale, puoi estrarre informazioni di valore per clienti, colleghi e capi partendo dalle informazioni che vanno condivise per poter massimizzare la possibilità di raggiungere gli obiettivi, come per esempio:

  • Prestazioni
  • Procedure
  • Priorità
  • Pianificazione
  • Problemi

Quali strumenti puoi utilizzare per creare facilmente Data Storytelling?

Nella mia esperienza ho utilizzato Spotfire e Tableau, ma ci sono innumerevoli strumenti simili per collegare un set di dati con una rappresentazione visiva ed interattiva.

Con questi strumenti puoi creare una vera e propria consolle di comandi per ciascun processo e una visione d’insieme per tutta l’azienda. I tuoi capi ne saranno entusiasti!
La loro forza sta nella semplicità di utilizzo, e nella semplicità di connessione con set di dati sia che siano in un database o che siano in Excel, rendendo l’aggiornamento dei dati in tempo reale (o quasi) molto semplice. Se vuoi agire in fretta di certo non puoi visualizzare i dati obsoleti, questo non è Visual Management, ma una mera visualizzazione.
Ricorda il Visual Management deve spingere ad agire, ma come fare?
La facilità di visualizzare i dati, filtrandolo oppure cambiando prospettiva, ti aiuta a identificare, tendenze, eccezioni, cause e condividerle facilmente. Questo ti permetterà di concordare velocemente con i tuoi colleghi, capi e clienti le azioni da intraprendere e agire.

E dopo aver convinto Clienti, Manager e Colleghi?

Dopo che hai usato il Visual Management per concordare un piano d’azione, ti serve uno strumento per tenere sotto controllo la fase di implementazione, altrimenti è facile che anche le migliori intenzioni finiscano nel nulla.

Per visualizzare tutte le varie attività di un progetto, lo stato di avanzamento e l’attuale situazione c’è uno strumento gratuito decisamente utile e che meriterebbe un articolo a sé: Trello.  Questo strumento è decisamente efficace di Visual Management per creare delle Lavagne Visuali e per coinvolgere anche le persone che lavorano remotamente, visto che è possibile creare una lavagna virtuale condivisibile con i colleghi, definire scadenze per ciascuna attività e di programmare i promemoria, insomma nessuna scusa per non stare al passo con il programma.

Il Visual Management e il Data Storytelling sono decisamente delle competenze che assolutamente devi avere se vuoi farti notare dalle aziende.

Se vuoi saperne di più, vieni a scoprirlo in uno dei corsi introduttivi gratuiti o nei corsi Lean.