VALUE STREAM MAP: CHE COS’E’ E COME SI APPLICA ALLA SANITA’

La Value Stream Map è uno strumento Lean fra i più famosi e utilizzati.

La sua implementazione consiste nella creazione di una mappa visivamente chiara che rappresenta tutti i passaggi che intercorrono fra inizio e completamento di un processo di una specifica azienda o settore.

Originariamente ideata per snellire i processi di produzione e migliorare la produttività dell’industria manifatturiera, si è capito in fretta che era possibile applicarne le funzioni in modo analogo al settore sanitario.

L’obiettivo principale del value stream mapping è capire dove risiede il valore per i clienti (in questo caso parliamo di pazienti) e in che modo viene loro presentato.

In questo senso, è fondamentale segmentare i servizi in cluster, ovvero creare dei gruppi a seconda del servizio che i pazienti ricevono e delle tempistiche che affrontano per riceverlo.

Si crea quindi una mappa che permette di identificare e definire chiaramente quali sono le priorità di intervento per migliorare l’efficienza.

In questa fase:

●Si sviluppa un piano d’azione
●Si identifica ciò che può rimanere e ciò che va eliminato nei processi
●Si identifica dove servono risorse e dove no

VALUE STREAM MAP: VANTAGGI PER IL SISTEMA SANITARIO

La Value Stream Map è uno strumento dall’utilizzo semplicissimo, ma in grado di portare grandi risultati e rivelare problemi alla base delle limitazioni dei processi esistenti.

Considerando la grande quantità di dati e le procedure complesse tipiche di questo ambito, gli interventi possibili sono numerosi: la Value Stream Map può infatti snellire il processo di registrazione dei pazienti, ridurre i tempi di attesa, ridurre la necessità di fare scorte, ridurre errori in diagnosi e referti.

I vantaggi principali per la sanità:

●Sicurezza dei pazienti migliorata
●Facilitazione del lavoro di medici e professionisti sanitari
●Affidabilità e flessibilità maggiorata nei processi interni e nel percorso del paziente
●Organizzazione complessivamente ottimizzata

La raccolta dati è un elemento chiave per una corretta implementazione della Value Stream Map. Ottenere un benchmark di riferimento preciso è un’operazione che comprende ad esempio:

●Misurazione dei tempi d’attesa dei pazienti
●Verifica delle scorte esistenti
●Verifica della correttezza di diagnosi e referti

Questi dati vengono riportati in modo visivo nella Value Stream Map, dove ad ogni passaggio corrisponde un’azione.

TAKT TIME: UN FATTORE FONDAMENTALE DELLA VALUE STREAM MAP

Con l’obiettivo di ridurre gli sprechi al minimo e massimizzare qualità e sicurezza, è possibile isolare determinati parametri che permetteranno di migliorare il flusso di lavoro.

Uno di questi è il Takt Time ovvero il parametro che mostra quanti pazienti possono essere accolti mediamente in una determinata unità di tempo.

Il valore si ottiene dividendo la quantità del lavoro conducibile in un turno (o una unità di tempo più ampia) per la domanda di pazienti.

Questo è un fattore semplice, eppure fondamentale per capire se il sistema è in grado di fornire i servizi promessi ai pazienti.

Il Takt Time deve quindi corrispondere al tempo impiegato attualmente per completare, ad esempio, un certo numero di visite.

ANALISI DEL FLUSSO DI LAVORO: UN ESEMPIO PRATICO

Vediamo, di seguito, la costruzione di una Value Stream Map per il settore sanitario.

La stesura del grafico riporterà gli step che definiscono lo stato attuale del flusso di lavoro, mentre, in un secondo momento, si dovrà creare una mappa futura che contenga i processi di miglioramento.

Step 1.

Definire il valore per i pazienti, per l’azienda e ciò che non lo è affatto.
Un esempio di valore può essere il ricovero per ulteriori analisi o il sollievo dal dolore.

Step 2.

Definire le informazioni necessarie per il paziente mentre il flusso di erogazione del servizio procede.

Step 3.

Identificare tutti gli step che il paziente deve seguire dall’inizio all’erogazione completa del servizio, corredando le informazioni con le tempistiche per ogni passo. Queste informazioni vengono mappate passo passo da sinistra a destra per descrivere il percorso.

Step 4.

Indicare i passaggi che rappresentano i punti di convergenza fra processi differenti.

Step 5.

Identificare la suddivisione dei valori riportati, inclusi quelli delle tempistiche. Alcuni esempi di valori da considerare per il settore sanitario sono:

●Tempo ciclo (CT)
●Tempo che aggiunge valore (VA)
●Tempo di interscambio tra processi (CO)
●Numero di pazienti (NP)
●Tempo lavorativo disponibile (AT)

Step 6.

Definire in che modo e a chi arrivano le informazioni, ad esempio in formato cartaceo o elettronico ai medici o alla reception.

Step 7.

Definire se il passaggio del paziente da una fase del flusso all’altra è avvenuta in modo push o pull.

Step 8.

Calcolare il tempo totale di esecuzione di tutti gli step con una linea temporale posta in fondo al foglio della mappa.

Infine, è importante sottolineare che non tutte le procedure che non apportano valore diretto al cliente possono essere rimosse o snellite.

Esistono infatti passaggi che sono necessari ma non influiscono direttamente sull’erogazione del servizio sanitario.

Ecco perché è importante effettuare una divisione corretta di tutte le procedure: ciò che apporta valore, ciò che non apporta valore e ciò che non apporta valore ma è strettamente necessario.

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André Pitì