Kaizen: innovazione e produttività migliorate per i consulenti Lean

La parola Kaizen deriva da due termini giapponesi: “Kai”, miglioramento, e “Zen”, buono. Di conseguenza, è approssimativamente traducibile con “Buon miglioramento”.

Nel quadro del lean management questo concetto va ben oltre l’idea di apportare una semplice misura correttiva e si declina, fruttuosamente, come “filosofia del miglioramento continuativo”.

Il lean management è un contesto finalizzato alla creazione di valore per il cliente: in questo senso, l’approccio Kaizen, ormai centrale, costituisce il framework ideale per creare cambiamenti reiterabili e positivi, forieri di trasformazioni di enorme impatto.

Il Kaizen mette in pratica un concetto in primis più ampio, che però si applica in contesti specifici e si manifesta nel coinvolgimento diretto del personale: l’idea ambiziosa (e comprovatamente efficace) per cui tutto è migliorabile.

Sulla scia del ciclo di Deming, in termini di applicazione concreta, esiste in seno all’approccio Kaizen uno schema ciclico (ciclo Kaizen), che si compone di sei step:

• Coinvolgimento del personale
• Identificazione delle criticità o delle opportunità, incoraggiando le idee provenienti da tutte le persone in azienda
• Sviluppo di una soluzione funzionale
• Testare la soluzione trovata, sempre coordinandosi con il personale
• Analisi delle evidenze emerse, prendendo come benchmark più di un intervallo temporale
• In caso di risultati positivi, standardizzare ed adattare la soluzione

A questi, andrà in ultima istanza aggiunto un ulteriore step: la ripetizione del ciclo.

Una applicazione semplice e funzionale del Kaizen: il metodo 5W2H

Tra le varie applicazioni possibili, l’approccio Kaizen può prevedere l’idea alla base di porsi criticamente delle domande, di cui – direbbero gli Anglofoni – 5 sono “W questions” e 2 sono “H questions”. A seconda della risposta a ciascuno dei quesiti, un’azienda opterà per una di queste azioni: eliminare, cambiare, semplificare, migliorare.

Innanzitutto c’è da chiedersi cosa (“what”), quindi quale azione in seno all’azienda analizzare; più nello specifico c’è da indagare un aspetto: può essere eliminata?

Se sì, va eliminata.

Se non può essere eliminata c’è da chiedersi il perché (“why”), in particolare andando ad indagare lo scopo concreto dell’azione in questione.

A questo punto, se ci si rende conto che essa non porta alcun valore aggiunto, può essere eliminata.

In caso contrario, subentra la terza “W question”: “where?”, con riferimento al luogo fisico in cui un’operazione si sviluppa.

Se tale location è la migliore possibile, c’è allora da chiedersi quando (“when”) l’attività viene eseguita.

Qualora quest’ultima fosse contraddistinta da una corretta sequenza delle fasi del processo, subentra a sua volta la quinta “W question”: “Who?”. Nel concreto, ci si chiederà se chi porta primariamente avanti una data attività è il soggetto migliore possibile, il più qualificato.

In caso di risposta negativa, con riferimento non solo all’ultimo quesito ma anche ai quesiti riguardanti la location ideale e la corretta sequenza delle fasi del processo, la soluzione è: cambiare.

Al contrario, se l’ultimo quesito ha risposta affermativa. c’è da chiedersi: “How?”, cioè “Come viene eseguito il compito?”, laddove il riferimento deve andare al modus operandi, chiedendosi se nel caso specifico viene implementato il metodo più efficiente e funzionale possibile.

Quando la risposta è no, la soluzione è: semplificare; quando invece è affermativa, va valutato con quale frequenza (“how often”) è richiesto il compito.

Dinanzi ad uno scenario in cui la frequenza non è quella ad hoc, la soluzione è: migliorare.

Kaizen: la scelta ideale per costi, benessere dell’ambiente lavorativo e rapporti con la clientela

L’approccio Kaizen garantisce numerosi vantaggi:

Innovazione a basso costo

Grazie all’orientamento ai dettagli, e con l’idea di muoversi senza fretta ma senza sosta, l’azienda non solo comunica di essere continuativamente al centro di un processo di innovazione, ma può anche permettersi di non investire capitali sproporzionati per apportare consistenti migliorie ai processi produttivi e di servizi. In questo senso, la pianificazione è la chiave per una gestione di successo.

Valorizzazione degli sforzi di squadra

In questo senso le chiavi sono da un lato l’armonizzazione del lavoro e dall’altro la semplificazione e la schematizzazione dei compiti. Tutto ciò porta il più delle volte anche a sviluppare un clima aziendale decisamente sano e vivibile.

Riduzione degli sprechi

Il fattore legato alla riduzione degli sprechi è parimenti centrale. Infatti, va rilevato che lo spreco non va inteso solo come atto eticamente deprecabile, ma anche – da un punto di vista aziendale – come evento che da un lato non produce valore aggiunto per il cliente e che dall’altro, genera costi.

Miglioramento del rapporto con i clienti

Affidarsi all’approccio Kaizen è sinonimo di credibilità e trasparenza, di un’immagine sana e d’avanguardia, ma soprattutto è un passepartout per interfacciarsi con ogni genere di cliente in maniera critica, consapevole e responsabile.

Miglioramento della produttività

Posto quanto detto, ci sarà in ultima istanza un tangibile miglioramento della produttività.

Infatti, tutti i fattori appena analizzati sono elementi che, combinati, giovano straordinariamente al miglioramento produttivo di un’azienda.

In particolare, è importante sottolineare che la produttività sul posto di lavoro è un fattore interrelato con il morale dei dipendenti e con la loro soddisfazione rispetto al coinvolgimento sul lavoro.

D’altronde, sapere che la propria voce è importante e che le proprie idee vengono prese in considerazione costituisce un “plus” dal grande peso specifico in ogni azienda. Va da sé che i dipendenti che sono più soddisfatti del proprio ambiente di lavoro hanno maggiori probabilità di lavorare in modo produttivo.

Più in generale, affidarsi ad un approccio che per definizione stimola un miglioramento continuo non può che essere sinonimo di crescita.

Se sei un consulente Lean o un’azienda che ricerca consulenza strategica, l’approccio Kaizen può essere una soluzione di rilievo. Contattaci per ricevere ulteriori dettagli e pianificare il miglioramento in impresa.