A3 MANAGEMENT: IL METODO PERFETTO PER IL PROBLEM SOLVING

Ogni manager, ogni decision maker, ogni team, ha bisogno di utilizzare strategie di problem solving per vincere sfide legate ai processi, alla customer experience e al rispetto delle aspettative degli stakeholders: l’A3 Management è una delle soluzioni più note e usate per raggiungere questi obiettivi.

Spesso si preferisce combattere i sintomi e risolvere i problemi solo nel momento in cui questi emergono; il metodo dell’A3 Management agisce invece alla radice, come risposta univoca per prevenire problematiche di diversi tipi.

A3 Management: le funzioni e i principi

 A3 management è uno degli strumenti di Lean Management più conosciuti per la sua grande efficacia e allo stesso tempo semplicità d’uso.

Mentre la gestione snella è focalizzata principalmente sulla riduzione degli sprechi fino alla loro eliminazione, il Processo A3 è un processo logico basato su diverse fasi. Si fa spesso riferimento a questa metodologia come ad uno strumento di risoluzione dei problemi, di processo decisionale e gestione collaborativa; è stato infatti sviluppato al fine di favorire l’apprendimento, la collaborazione e la crescita personale dei dipendenti.

Come ricorda il termine “A3” stesso, il nome fa riferimento al classico tipo di formato del foglio (420×297 mm), utilizzato per delineare idee, piani e obiettivi aziendali.

La soluzione viene infatti sviluppata e riportata su un foglio A3 che viene divulgato ai livelli di competenza in azienda.

Per poter applicare questa metodologia e far sì che essa sia il più efficace possibile, è necessario seguire una serie di step. Innanzitutto, per poter risolvere un problema, è fondamentale individuarlo e istituire l’obiettivo da raggiungere.

In seguito, è importante analizzare e valutare lo stato attuale della situazione: lo si può fare con l’analisi dei dati, rivedendo ogni step dell’intero processo e confrontandosi direttamente con le persone coinvolte, in modo da poter creare anche una visione dello stato di fatto condivisa.

Il terzo step prevede un’analisi delle cause alla radice in modo da poter trovare le soluzioni più efficienti ed efficaci. Le cause profonde saranno lo spunto per identificare contromisure strategiche per affrontare al meglio il problema. In questa fase, è possibile ad esempio specificare il proprio piano previsto per raggiungere il risultato desiderato, delineando chi si occuperà di cosa. In questo modo, se si hanno chiare le contromisure, chiaro sarà anche il target, il quale sarà pronto per essere comunicato agli altri membri coinvolti, così come il piano per poterlo implementare.

Per prevenire imprevisti che potrebbero verificarsi in fase post-implementazione, si procede a una fase di controllo: lo step successivo consiste infatti nel fare delle previsioni sui possibili risultati e nel validare le strategie risolutive adottate.

A questo punto, una volta che i team coinvolti sono pronti, la fase di implementazione può essere messa in atto.

Le applicazioni pratiche: un case study

Al fine di comprendere meglio questo processo, viene riportato un ipotetico scenario in cui un’azienda si ritrova ad affrontare una problematica specifica. Per ogni step, viene indicato un esempio pratico:

Un’azienda nel settore commerciale tech incontra un problema di distribuzione degli articoli da uno dei loro magazzini.

  • Background del problema: l’azienda in questione deve fare delle consegne le quali però sistematicamente arrivano in ritardo senza che il cliente ne sia informato;
  • Analizzare la situazione attuale: qual è la percentuale di consegne in ritardo? Qual’è il livello di influenza sul punteggio di soddisfazione dei clienti (NPS – Net Promoter Score)?
  • Stabilire gli obiettivi: si stabilisce la necessità di apportare delle modifiche e dei miglioramenti anche a livello di comunicazione tra dipartimenti e tra azienda e cliente, così da informare e aggiornare gli acquirenti sullo stato della spedizione oltre a raggiungere consegne puntuali;
  • Analizzare le cause principali: ci si domanda il perché di tali ritardi e perché la comunicazione ai clienti non avviene, rilevando che ci sono errori sistematici nei report dell’inventario. L’azienda è quindi costretta a ordinare nuovi articoli per coprire gli ordini mancanti, generando ritardo nelle consegne;
  • Stabilire le contromisure: avendo stabilito che il problema principale riguarda la reportistica e la comunicazione, contromisure possono essere quelle di stabilire un cross-check frequente a fine costruzione del report, implementare strumenti digitali meno obsoleti per gestire l’inventario e migliorare la comunicazione bi-direzionale con clienti e fornitori;
  • Fase di implementazione: il piano passa all’azione e qui si possono stabilire obiettivi più precisi come, ad esempio, quello di ridurre del 70% le lamentele e di convertire il 25% dei punteggi NPS negativi entro 3-5 mesi. L’implementazione delle tre soluzioni descritte nel punto precedente può avvenire in contemporanea, combinando ad esempio cross-check e comunicazione migliorata prima di passare a soluzioni più costose;
  • Follow-up: si analizzano i risultati ottenuti per verificare che tutto sia andato secondo i piani e apportare, ove necessario, ulteriori modifiche ripetendo i vari step. Se i risultati non fossero soddisfacenti, si selezionano soluzioni più costose ma più totalitarie;

L’A3 Management è basato su un metodo scientifico e sulle basi del PDCA (Plan-Do-Check-Act) chiamato anche Ciclo di Deming; si tratta di uno strumento atto a garantire una qualità efficiente e continuativa dei processi, ma può essere applicato anche ad altri contesti, così come alle persone.

Infatti, il processo A3 non va inteso come un semplice piano su un pezzo di carta, bensì come uno strumento che possa apportare degli effettivi miglioramenti nella gestione e risoluzione dei problemi e nella comunicazione.

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