8 SPRECHI

I 7+1 sprechi da evitare se vuoi salvare il tuo business

Scopri come evitare di sperperare risorse e aumentare il valore per i tuoi clienti e la soddisfazione dei tuoi dipendenti

Al giorno d’oggi tutte le aziende si trovano a competere nel proprio mercato. In alcuni settori più che in altri la concorrenza può anche essere molto spietata. Aziende che non si innovano e che non sanno sfruttare bene le proprie risorse si trovano spesso in difficoltà.

In questo articolo affronteremo uno dei temi per mantenere la competitività.

Ridurre gli sprechi in modo che il potenziale dell’azienda possa essere messo a disposizione per creare valore per i clienti. Immaginati se nella tua azienda potreste avere a disposizione delle risorse da investire per la ricerca, l’innovazione dei prodotti e servizi e per la formazione altamente specializzata per permettere al vostro personale di contribuire alla crescita aziendale in modo che non avete ancora sperimentato fino ad ora. Immaginati adesso che tutto questo possa avvenire a costo zero o quasi!

Continua a leggere se vuoi sapere dove trovare queste risorse…

I 7 sprechi

Anche quando le risorse scarseggiano il management è chiamato a risponde agli stakeholder con i risultati.

La pressione è tanta quando si tratta di raggiungere il target, soprattutto per quanto riguarda la redditività. Ci sono momenti in cui si guarda ai fogli Excel come se magicamente potessero rivelare un costo superfluo da tagliare, che possa salvare capra e cavoli.

Nel foglio Excel trovi solo quelle che sono le voci di spesa note. L’unica cosa che puoi fare è scegliere quale sia il male minore: formazione, benefit (se ne sono rimasti), blocco dei salari, e molto spesso anche riduzione del personale sono utilizzati per fare … efficienza a breve termine.

Già nel secolo scorso, a partire dall’industria automobilistica Giapponese, in un ambiente in cui le risorse dovevano essere centellinate, era emerso il concetto di spreco inteso come tutto ciò che non produce valore per il cliente (interno o esterno). Gli sprechi sono stati classificati in 7 macro categorie:

• Sovrapproduzione: produrre più di quanto serva, non solo prodotti, ma anche dati ed informazioni.

In un ambiente produttivo, risulta spesso semplice accorgersi di questo spreco, basta che vai a vedere per accorgerti di quanto prodotto finito o semilavorati sono presenti: perché sono così tanti, non potrebbero essere di meno?

In ufficio, potrebbe essere più complicato che te ne accorgi, in particolare nell’era del digitale perché la sovrapproduzione risiede nel tuo PC e nei server aziendali. Quanti report crei per il management? Sono tutti necessari, oppure basterebbero solo alcune informazioni chiave?

• Tempi di attesa: tutte quelle condizioni in cui qualcuno non può fare il suo lavoro perché non ha le informazioni che servono o le informazioni sono sbagliate, attesa per approvazioni, attesa che un altro collega finisca il suo lavoro, ecc.

Anche questo spreco puoi facilmente rilevarlo: chiedi in ufficio o sul posto di lavoro ai colleghi se hanno sempre tutto quello che gli serve o se devono attendere il lavoro di altri o magari andare a sollecitare colleghi, fornitori o clienti per poter fare il loro lavoro.

• Trasporto: trasporto di materiali ma anche incompatibilità tra sistemi informatici, errori di comunicazione, ecc.

Anche in questo caso ti accorgi molto facilmente di parti che vengono movimentate in officina, o tra magazzini o trasportati tra diverse sedi dell’azienda. Annota tutti gli spostamenti, se sei fortunato potresti trovare qualche “quick wins” (miglioramento a bassissimo costo e facilmente implementabile) anche apportando semplici cambiamenti nella disposizione o posizionamento di attrezzature e materiali.

In ufficio invece nota tutte le situazioni in cui ci sono problemi di collegamento, movimento di informazioni come ad esempio passaggi di consegna tra colleghi e persino le e-mail rientrano in questa categoria.

• Processi troppo complessi o inutili: fare cose che non servono, utilizzare strumenti inadeguati che costringono a lavorazioni più laboriose, riformattazioni, inserimento degli stessi dati in sistemi diversi, sono tutti esempi. Ma non solo, ci sono anche da annotare tutte le riunioni più lunghe del necessario e processi come quello del budget che sicuramente non aggiungono valore per il cliente e certamente neanche all’azienda quando sono troppo complessi.
• Magazzini e scorte: eccesso di prodotti finiti, o parti in lavorazione. Troppe informazioni, informazioni obsolete, ricerche complicate, ecc.

Ancora una volta ti risulterà molto semplice identificare i magazzini e le scorte in un ambiente produttivo, in ufficio invece guarda per operazioni che vengono fatte solo periodicamente, come ad esempio: fatturazione una volta al mese invece che tutti i giorni, quotazioni fatte una volta a settimana, ed in generale tutte le condizioni in cui si accumula lavoro da fare.

• Difetti: tutto ciò che deve essere rilavorato o scartato, informazioni incluse.

Qui c’è l’imbarazzo della scelta. Guarda per tutto quello che deve essere rilavorato, o fatto più di una volta, raccogli informazioni dal customer service circa le lamentele dei clienti, chiedi ai colleghi cosa non funziona, saranno lieti di farti la lista.

Per dare la caccia agli sprechi occorre aprire gli occhi!

Vai a GEMBA, ossia vai sul posto e accertati con i tuoi occhi! Solo in questo modo puoi diventare consapevole di quanti sprechi ci sono intorno a te.

Prendi nota e fai una lista!

Annotare gli sprechi da solo non basta, devi ridurli il più possibile o meglio eliminarli, e per far questo devi capire prima perché si sta operando in quel modo: potrebbe esserci un motivo che a prima vista hai sottovalutato.

Quando hai identificato uno spreco, chiedi sempre alla persona (se non sei tu J) che lo crea se quella attività sia veramente necessaria. Spesso ti dirà che gli è stato detto di fare così o che ha sempre fatto in quel modo. Continua a cercare l’origine del motivo per cui quella determinata attività viene fatta, e se è un vero spreco, molto probabilmente non ti verrà data una risposta plausibile. Sii proattivo nel chiedere e ricorda di sfidare sempre lo status quo.

Mi costi, ma quanto mi costi?

Va da sé che tutto quello che è spreco, per definizione, può essere eliminato.

Quando si elimina un magazzino, per esempio, ci sono chiaramente i costi di affitto o leasing che sono risparmiati, ma anche tutti i costi di manutenzione e gestione!

Così anche per molti altri sprechi nel mondo della produzione, sono direttamente riconducibili a dei risparmi diretti, ma non dimenticarti anche di tutto quanto viene risparmiato indirettamente.

Allo stesso modo, anche in ufficio, puoi fare dei saving interessanti, anche se può essere meno immediato il calcolo del risparmio: calcola per esempio il costo di una riunione improduttiva. Quante persone hanno partecipato? Il corso della sala riunioni, il costo degli strumenti utilizzati, ecc potresti restare sorpreso dal costo!

Creati un file excel e calcola per ciascuno degli sprechi che hai identificato il potenziale risparmio. Non ti sembra di risparmiare molto? Beh, come in tutte le cose anche ricercare gli sprechi richiede il suo allenamento, se non trovi sprechi vuol dire che non hai aperto bene gli occhi!

L’ottavo spreco

Si diceva che per mantenere la competitività una azienda abbia la necessità di ridurre i costi di gestione e rendere i propri processi più efficienti. Allo stesso tempo ha anche la necessità di innovare costantemente prodotti e servizi.

Con la riduzione degli sprechi si liberano risorse, e queste possono certamente essere ben impiegate innovando. Ma per innovare, contrariamente a quanti ancora oggi pensano, non serve assumere il nuovo Steve Jobs!

Esistono almeno 10 tipi diversi di innovazione, e quello che serve è avere persone che lavorano in azienda che siano in grado di esprimere al meglio il loro potenziale, compresa la propria creatività.

Nelle aziende in cui le persone sono libere di parlare, si sentono anche libere di far emergere eventuali problemi o difficoltà che i clienti, o loro stessi, vivono. Nel giusto ambiente si possono anche sentire libere di esprimere le loro idee per proporre soluzioni a questi problemi o per suggerire miglioramenti: chi meglio di chi fa un lavoro sa come poterlo fare al meglio?

Aiuta le persone ad esprimersi al meglio e contribuire in modo proattivo nel loro ruolo e scoprirai quante soluzioni avrai a disposizione ai problemi, e inevitabili momenti di difficoltà, che puoi incontrare in azienda in questo mondo lavorativo altamente competitivo.

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