Le aziende che hanno adottato Lean Six Sigma e sono riuscite a portare l’azienda a raggiungere l’obiettivo di Operational Excellence hanno un vantaggio competitivo sulle aziende che non hanno adottato meccanismi che consentano di imparare dai propri errori e diventare una “learning organisation”.
Molti clienti quando ci contattano hanno già avuto pregresse esperienze nell’adozione di Lean Six Sigma per il miglioramento ed efficientamento dei loro processi, ma lamentano il fatto che non hanno ottenuto i risultati sperati.
In questo articolo ripercorriamo i 10 maggiori errori da evitare per portare avanti progetti di miglioramento in azienda con successo.
1. Mancanza di supporto del management
Il supporto del management per una iniziativa di implementazione di Lean Six Sigma o anche per un semplice progetto di miglioramento è fondamentale per la buona riuscita.
Il management deve prendere l’impegno di enfatizzare l’importanza strategica per l’azienda dei progetti di miglioramento. Il supporto e l’enfasi, deve essere garantita a tutti i livelli del management, non solo dal CEO o Direttore, e si deve concretizzare non soltanto con comunicazione di intenti ma con una presenza e un impegno di risorse costante per la durata dell’iniziativa, anche quando e soprattutto, quando queste entrano in conflitto con attività quotidiane svolte per sopperire ad inefficienze.
2. Mancanza di una strategia
L’implementazione di Lean Six Sigma deve essere allineata alla strategia aziendale e contribuire a raggiungerne gli obiettivi. La selezione dei progetti di miglioramento e la loro prioritizzazione deve essere dunque fatta per supportare l’azienda a raggiungere i propri obiettivi, altrimenti si possono creare fraintendimenti e conflitti all’interno dell’azienda.
3. Scegliere i progetti sbagliati
Se da un lato i progetti devono essere allineati alla strategia aziendale, dall’altra deve essere anche tenuto sotto controllo quella che è la realtà aziendale e le capacità delle risorse interne e finanziarie di supportare i progetti. Spesso accade che nella selezione dei progetti di punti ad obiettivi troppo ambiziosi che richiedono lunghi tempo di esecuzione e ingenti investimenti. Se possibile, meglio prediligere progetti brevi e a basso costo di implementazione anche se in numero superiore, per assicurare un miglioramento continuo e costante, piuttosto che progetti lunghi e dispendiosi.
4. Troppo focus su obiettivi nel breve termine
Lean Six Sigma mette a disposizione strumenti per affrontare progetti di miglioramento che possono concludersi in pochi giorni o settimanem, come per esempio con un evento Kaizen o durare mesi come nel caso dell’utilizzo del DMAIC. Quello che è importante tenere a mente è la strategia d’insieme per non privilegiare obiettivi a breve termine che non portano l’azienda più vicina alla meta finale.
5. Presumere di sapere quello che i clienti e stakeholders vogliono
Ascoltare la “Voce del Cliente” è uno dei capisaldi in Lean Six Sigma.
Assumere di sapere quello che i clienti, interno od esterni all’azienda, vogliono è uno degli errori più ricorrenti che può fuorviare completamente un progetto. Finchè non si chiede non si può essere certi di sapere.
6. Mancanza di responsabilità nella conduzione e sorveglianza di un processo
Si dice che il miglioramento di un progetto di 3 anni si perde in 3 mesi, uno di 3 mesi si perde in 3 settimane, uno di 3 settimane in 3 giorni . Qualunque sia il miglioramento apportato dal progetto, se manca chi ha il compito di tenere il processo sotto controllo, questo ben presto devierà .. E’ fondamentale includere il process owner sin dalle prime battute del progetto se si vuole mantenere i miglioramenti apportati dalle iniziative di miglioramento continuo.
7. Errata selezione del team di progetto
Spesso il management forma i team di progetto prima ancora di aver definito lo scopo del progetto e quali siano gli skills necessari. Di conseguenza molti team si trovano in difficoltà a condurre i progetti per mancanza di adeguate competenze.
8. Basarsi su dati non attendibili
Lean Six Sigma si basa su i dati ed ogni decisione è presa in modo oggettivo basandosi su di essi. Tuttavia in molti casi i dati non sono disponibili ed è necessario fare una campagna di rilevamento o fare del vero e proprio “data mining”. Poiché queste operazioni rallentano il progetto, sono costose e difficili, uno degli errori classici è quello di basarsi sui dati disponibili senza verificare che siano effettivamente rappresentativi della realtà. Non sorprende quindi che in questi casi i progetti poi non raggiungono gli obiettivi attesi!
9 .Mancanza di revisione del progresso
Ad ogni step di un progetto o di una implementazione è necessario fare appropriati review con gli sponsor, champion e/o figure aziendali che hanno un interesse nell’iniziativa.
Un team non dovrebbe mai isolarsi dallo sponsor e persone interessate all’iniziativa per permettere a questi di approvare, richiedere modifiche o fermare l’iniziativa stessa, in momenti chiave del progetto. Il rischi è di completare il progetto in isolamento e mancare quelli che sono gli obiettivi importanti per l’azienda.
10. Mancanza di esperti in Lean Six Sigma adeguatamente formati
Lean Six Sigma non è solamente un set di strumenti, ma è fondamentale la sottostante filosofia. Molte aziende avviano iniziative di miglioramento con personale interno che non è stato adeguatamente formato oppure si è formato autonomamente o manca di una esperienza pratica diretta di realizzare progetti o iniziative di implementazione di Lean Six Sigma in azienda.
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