Raggiungere l’eccellenza operativa è un percorso aziendale continuo: assomiglia meno a un “progetto con una fine” e più a un modo di gestire l’organizzazione ogni giorno. Molte aziende ne parlano quando vogliono crescere, proteggere i margini e restare competitive, ma spesso il termine viene usato in modo un po’ vago, quasi fosse un’etichetta buona per tutto. In realtà, dietro l’eccellenza operativa c’è un’idea molto concreta: costruire processi e abitudini che rendano l’azienda più affidabile, più efficiente e più capace di migliorare nel tempo.
Cos’è l’eccellenza operativa?
Quando si cerca una definizione di eccellenza operativa, si ha difficoltà a trovare una risposta coerente. Il Business Dictionary descrive bene cosa sia l’eccellenza operativa:
“una filosofia del luogo di lavoro in cui problem solving, lavoro in team e leadership portano al raggiungimento del miglioramento continuo in azienda. Il processo include concentrarsi sulle richieste del cliente, mantenere i dipendenti positivi e coinvolti, e migliorando continuamente le attività nel luogo di lavoro”.
L’eccellenza operativa nel complesso porta a una prestazione di livello superiore. In verità il significato per te di eccellenza operativa può essere qualsiasi cosa l’azienda decida. Molti credono che i princìpi chiave dell’eccellenza operativa significhino performare meglio dei tuoi colleghi attraverso l’accrescimento dei ricavi e l’abbassamento dei costi. È anche una mentalità fortemente radicata nella tua cultura aziendale che responsabilizza la forza lavoro nel cercare di migliorarsi continuamente. Le aziende alla ricerca dell’eccellenza operativa fanno due cose in maniera molto diversa dalle altre aziende: gestiscono la loro attività e i loro processi operativi sistematicamente e investono nello sviluppo della giusta cultura.
Perché l’eccellenza operativa è importante?
L’eccellenza operativa è diventata una priorità in quasi ogni settore: manifattura, sanità, tecnologia, edilizia, servizi. Il motivo è semplice: ovunque ci siano processi, ci sono anche sprechi, attese, errori, rilavorazioni, incomprensioni tra reparti e attività che non aggiungono valore. E questi elementi, anche quando non sono visibili a colpo d’occhio, erodono margini e reputazione.
Quando un’organizzazione adotta un approccio Lean (e più in generale Lean Six Sigma), i benefici tipici sono la riduzione degli sprechi, la diminuzione dei costi operativi e una crescita della redditività. Ma non finisce qui: spesso cambia anche il modo in cui le persone collaborano, perché il lavoro diventa più chiaro, più standardizzato e meno “a interpretazione”. Inoltre, quando i dati iniziano a guidare le decisioni, si riducono discussioni infinite e si accelera l’esecuzione.
Quali obiettivi ha senso fissare?
L’eccellenza operativa si basa sulla metodologia Lean Six Sigma in quanto ha il proprio set di principi chiave per aiutare a guidare le tue decisioni del management.
Detto ciò, è ottimale stabilire obiettivi chiari quando si implementa un nuovo processo o programma in azienda. Stabilire degli obiettivi rende più semplice quantificare il tuo ROI.
Se vuoi che l’eccellenza operativa non resti un concetto astratto, serve tradurla in obiettivi misurabili. In genere gli obiettivi più utili si possono leggere su tre piani.
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Obiettivi operativi
Gli obiettivi operativi si concentrano sull’incremento della produttività e il miglioramento della qualità del prodotto o servizio. Esempi di obiettivi sono l’aumento delle misure di sicurezza e il miglioramento delle flessibilità del prodotto o servizio.
Generalmente possiamo riassumerli in 3 KPI:
- Consegne puntuali
- Riduzione dei difetti e rilavorazioni
- Reattività alle richieste dei clienti
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Obiettivi finanziari
Gli obiettivi finanziari mirano a migliorare le metriche finanziarie. Migliorare i processi quasi sempre significa liberare risorse: riduci costi della non qualità, abbassi sprechi, limiti inefficienze e spesso migliori anche il cash flow, perché il ciclo si accorcia e il lavoro “fermo” diminuisce.
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Obiettivi relativi alle persone
Infine, gli obiettivi relativi alle persone si concentrano sulla forza lavoro e gli sforzi culturali che giocano un ruolo cruciale nel rendere un’organizzazione un’eccellenza a livello operativo. Alcuni esempi sono l’accrescimento del coinvolgimento dei lavoratori nell’impegno verso l’eccellenza operativa, aumentando la formazione e massimizzando la produttività del personale.
Il ruolo di Lean Six Sigma: perché è la base più solida
L’eccellenza operativa è fortemente collegata a Lean Six Sigma, perché offre una struttura chiara per migliorare. Lean aiuta a vedere ed eliminare gli sprechi, mentre Six Sigma aiuta a ridurre la variabilità e i difetti con un approccio rigoroso e data-driven. Insieme, queste due prospettive rendono il miglioramento più rapido e soprattutto più sostenibile.
Con il Lean Management le aziende beneficiano dell’eliminazione degli sprechi, riduzione delle spese operative e crescita dei profitti.
Ci sono diversi altri benefici che impattano sull’azienda al di là del miglioramento delle metriche operative, tra cui:
- Miglioramento del lavoro in team e della collaborazione
- Una forza lavoro più responsabilizzata e produttiva
- Miglior valore al cliente e migliori interazioni e servizi
- Migliore e più aperta comunicazione tra i diversi livelli aziendali
Come raggiungere l’eccellenza operativa (e perché la comunicazione fa la differenza)?
Un elemento spesso trascurato è che l’eccellenza operativa non è solo tecnica: è anche comunicazione e leadership. Se le persone non capiscono il perché del cambiamento, o non vedono un filo logico tra obiettivi aziendali e attività quotidiane, il programma perde energia.
- Comunica una strategia chiara. Ciò aiuta le persone a capire come l’eccellenza operativa supporti gli obiettivi aziendali nel complesso e migliori il flusso di valore.
- Condividi obiettivi e KPI. Ciò permette al personale di avere perfettamente chiaro il fine per cui sta lavorando.
- Usa strumenti comunicativi che raggiungano il personale. Utilizza gli strumenti di comunicazione adatti affinchè le persone abbiano accesso immediato alle informazioni.
- Fornisci opportunità di formazione. Aiuta le risorse a padroneggiare l’eccellenza operativa con formazione in ambito di leadership, processi e risoluzione dei problemi.
- Sii aperto ai feedback. Chi è in prima linea spesso vede i problemi prima di chiunque altro. Se quell’informazione non sale e non viene gestita, l’organizzazione perde tempo e soldi senza accorgersene.
Una solida strategia di eccellenza operativa e un piano esecutivo sono ottimi da avere, ma è la forza lavoro che porta in vita il programma.
Esempi di settori dove funziona (e perché)
Poiché l’eccellenza operativa si concentra sul processo, molti settori possono trarne beneficio:
Manifatturiera
Nella manifattura, l’eccellenza operativa è quasi un prerequisito: con la spinta dell’automazione e della competizione globale, le fabbriche devono aumentare produttività, ridurre fermi e tagliare sprechi e difetti.
Edile
Nell’edilizia, l’aspetto centrale è l’affidabilità dei tempi e del coordinamento. Approcci come il Lean Construction e strumenti come il Last Planner System aiutano a ridurre ritardi e variabilità, rendendo il flusso di lavoro più prevedibile.
Sanitaria
In sanità, l’obiettivo è delicatissimo: ridurre costi e inefficienze senza compromettere la qualità dell’assistenza. Proprio per questo molte strutture puntano su standardizzazione, percorsi paziente più fluidi e ottimizzazione delle risorse.
Migliori pratiche e strategie per l’eccellenza operativa
Raggiungere l’eccellenza operativa non è semplice e non è immediato. Funziona meglio quando si sceglie una metodologia coerente con la strategia (Lean Six Sigma è spesso la scelta più solida), quando si definiscono obiettivi chiari e KPI misurabili e quando si coinvolgono le persone fin dall’inizio, soprattutto chi vive i processi ogni giorno. E soprattutto, bisogna ricordare un punto: l’eccellenza operativa non “si conclude”. Anche quando ottieni miglioramenti importanti, serve mantenerli, controllarli e continuare a evolvere. È questo che separa un’iniziativa temporanea da un vantaggio competitivo.
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Scegli una metodologia che sia allineata alla tua strategia
E’ meglio iniziare il viaggio verso l’eccellenza operativa con un metodo che ti aiuti a raggiungere i tuoi obiettivi nel modo più efficiente possibile. La metodologia Lean Six Sigma è quella che ha dato i risultati migliori per la maggior parte delle aziende di successo, sia che si tratti di riduzione degli sprechi che si tratti di migliorare l’esperienza del cliente. In ogni caso, inizia con delle fondamenta solide, conoscendo esattamente cosa vorresti affrontare e selezionando i progetti strategici per raggiungere gli obiettivi prefissati.
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Definisci i tuoi obiettivi
Indica cosa vuoi raggiungere, sia con obiettivi strategici che con specifici KPI che saranno un’indicazione del successo. Per esempio, se desideri migliorare l’esperienza del cliente con lavoratori più competenti, imposta un obiettivo relativo a quante ore di formazione dovranno essere erogate alla forza lavoro, per comprendere meglio beni e servizi.
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Coinvolgi il personale il prima possibile
Non dimenticare: i tuoi lavoratori sono coloro che concretizzeranno la tua strategia per raggiungere l’eccellenza operativa. Coinvolgerli attivamente il prima possibile è un passo importante. Per iniziare, considera di includere le risorse che sono maggiormente impattate dai cambiamenti nella strategia. Queste possono dare una panoramica in tempo reale dei problemi che l’azienda sta affrontando e perché. Possono anche condividere le loro idee su come affrontare alcuni problemi nel programma verso l’eccellenza operativa.
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Comunica, Comunica, Comunica
Come in ogni cambiamento organizzativo, la comunicazione è la chiave per raggiungere l’eccellenza operativa. In primo luogo, assicurati di comunicare gli aspetti essenziali del programma come la mission, gli obiettivi e i KPI a coloro che vengono impattati. In questo modo avranno una visione completa di ciò che l’azienda sta cercando di raggiungere. Poi, fornisci un canale aperto per i feedback così lavoratori, manager, leader possono rimanere in stretto contatto per tutto il processo.
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Ricorda che l’eccellenza operativa è continua
A differenza di altre iniziative aziendali, l’eccellenza operativa non si ferma una volta raggiunta, anzi, richiede costante comunicazione, miglioramenti continui e l’impegno della forza lavoro per sostenere la crescita e mantenere l’azienda all’avanguardia rispetto alla concorrenza.
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